Mit sieben Checks zur fertigen Datei
Ein PDF (Portables Dokument-Format) ist nicht gleich PDF. Nicht alle PDF-Dateien sind für die Veröffentlichung auf OPUS geeignet. Beachten Sie folgende sieben Anforderungen, um zum langzeitarchivierbaren Dokument zu kommen:
Der zu veröffentlichende Text ist maschinenlesbar und barrierefrei, d. h. der Text darf nicht als Grafik eingebunden sein. Er ist durchsuchbar, markierbar und lässt sich bei Bedarf kopieren.
OPUS ist ein Publikationsserver, der alle Veröffentlichungen im Internet dauerhaft frei zugänglich macht (Open Access). Die PDF-Dateien dürfen deshalb keinen Passwortschutz enthalten. Erst dann sind sie für die Langzeitarchivierung geeignet.
- Die im PDF eingebetteten Bilder (pixelbasierte Fotografien, Grafiken) sollten nicht unnötig groß sein. Statt 10 MB große Bilddateien zu verwenden, reichen oft 500 KB schon vollkommen aus.
- Die Bilder sollten nicht zu stark komprimiert sein (z. B. erkennbar an Unschärfe, Artefakten an Linien oder verzerrten Farben).
- Vektorgrafiken sollten wegen der geringen Speichergröße bevorzugt werden.
- Für die Veröffentlichung liegen die notwendigen Urheber- bzw. Nutzungsrechte vor, die mit den OPUS-Lizenzbedingungen im Einklang stehen.
- Die Nutzungsrechte sind im Abbildungsverzeichnis und möglichst auch direkt am Bild nachgewiesen (Name des Urhebers / der Urheberin, Quelle, Lizenz).
Die im PDF verwendeten Schriften sind eingebettet. In den Dokumenteigenschaften sollten alle verwendeten Schriften auftauchen, in der Regel im Reiter "Schriften" oder "Schriftarten" (leicht abweichende Menüs je nach PDF Viewer).
In den Dokumenteigenschaften sollten mindestens Angaben zu Titel, Verfasser*in und Stichwörter zum Inhalt enthalten sein (Metadaten). Weitere Angaben wie Sprache oder Lizenzinformationen sind wünschenswert. Die Angaben sollten zudem mit dem Dokument übereinstimmen.
Es sollten mindestens die Überschriften der ersten Gliederungsebene des Dokuments als Lesezeichen angelegt sein. Das erlaubt eine einfache Navigation in der Datei.
Bei Qualifikationsarbeiten gehören der Lebenslauf, die eidesstattliche Erklärung und ähnliches nicht in die Veröffentlichung. Vor allem aber sollte auf eingescannte Originalunterschriften verzichtet werden. Bitte überprüfen Sie sorgfältig, welche persönlichen Daten Sie wirklich preisgeben wollen.
Um die digitale Langzeitarchivierung sicherzustellen, soll die Veröffentlichung im PDF/A-Format vorliegen. Empfohlen wird die Abgabe als PDF/A-2a. Als Alternative werden auch akzeptiert:
- PDF/A-2b
- PDF/A-2u
- PDF/A-1b
- PDF/A-1a
PDF-Dateien mit eingebundenen Audio- und Videoinhalten sind nicht für die Langzeitarchivierung (PDF/A) geeignet.
Ausführliche Anleitungen
Die Konvertierung in PDF/A ist inzwischen aus vielen Textbearbeitungsprogrammen direkt möglich, alternativ sind im Internet einige Tools zur Konvertierung download- und nutzbar.
Detailliertere Anleitungen zur PDF-Erstellung:
- Tutorial der UB Freiburg zum Erstellen von PDF-Dokumenten
- Richtlinien für PDF-Dateien der TU Berlin
Datei benennen
Wichtig ist, am Ende auch einen sinnvollen Dateinamen zu vergeben: